Berichte einsprechen statt abends tippen
Wer draußen arbeitet, spricht den Bericht ins Telefon, auf der Baustelle genauso wie nach dem Serviceeinsatz. Ocki macht daraus ein Dokument im Layout eures Hauses.
Aufgabe schildernVon der Aufnahme bis zum fertigen Dokument.
So sieht ein fertiger Bericht aus
Unterwegs eingesprochen, fertig strukturiert im Layout eures Hauses, mit offenen Aufgaben und Schlagworten. Genau so, wie ihr ihn in Ocki wiederfindet.
Der Bericht entsteht abends am Küchentisch
Wer den ganzen Tag draußen ist, schreibt abends. Der Monteur tippt den Servicebericht, der Bauleiter das Tagesprotokoll, der Außendienst den Besuchsbericht. Meistens aus dem Gedächtnis, oft nach Feierabend, und selten in der Form, in der es jemand erwartet. Was dabei verloren geht, merkt niemand sofort. Es fällt auf, wenn ein halbes Jahr später jemand nachweisen muss, was besprochen wurde.
So läuft es mit Ocki
- 01
Aufnehmen
Der Mitarbeiter spricht den Bericht, wo er entsteht, auf der Baustelle, beim Kunden oder im Auto.
- 02
Zuordnen
Ocki erkennt Projekt, Datum und Ort und legt den Bericht an der richtigen Stelle ab.
- 03
Prüfen und freigeben
Das fertige Dokument liegt im Firmen-Layout vor und wird nur noch durchgesehen.
Wofür es eingesetzt wird
Baustellenbericht
Was heute gemacht wurde, wer da war, was fehlt. Mit Datum und Bauabschnitt.
Besprechungsnotiz
Was besprochen wurde, wer was übernimmt, bis wann. Direkt nach dem Termin eingesprochen.
Servicebericht
Fehlerbild, durchgeführte Arbeiten, verbaute Teile, offene Punkte für den nächsten Termin.
Übergabeprotokoll
Zustand bei der Übergabe, festgestellte Mängel, vereinbarte Fristen.
Ein Werkzeug weniger auf der Rechnung
Für diese Aufgabe schaffen sich Abteilungen oft ein eigenes KI-Werkzeug an, mit eigener Anmeldung, eigener Rechteverwaltung und eigener Datenschutzbewertung. Genau die Werkzeuge, von denen die Geschäftsführung meist nichts weiß. Die Sprachdokumentation läuft auf derselben Plattform wie alles andere. Dieselben Rechte, dieselbe Freigabe, keine zweite Prüfung. Und der Bericht landet dort, wo eure Dokumente ohnehin liegen.
Wie Rechte und Datenschutz geregelt sindHäufige Fragen
In der Regel ja. Wo es zu laut ist, hilft ein Headset. Getestet wird das an euren echten Aufnahmen, nicht an einer Demo im Büro.
Ja. Wir hinterlegen eure Vorlage mit den Abschnitten, die ihr sonst auch verwendet. Das Ergebnis sieht aus wie eure bisherigen Berichte.
Ihr legt fest, ob die Aufnahme nach dem Erzeugen des Dokuments gelöscht wird oder erhalten bleibt. Die Einstellung gilt für den ganzen Mandanten.
Add-ons werden pro Nutzer zugebucht. Den Preis nennen wir im Angebot, abhängig davon, wie viele Leute damit arbeiten.
Weitere KI-Tools
Was sonst noch auf der Plattform als fertige Funktion läuft, steht im Katalog.
Alle KI-Tools ansehenWas schreibt bei euch jemand abends noch auf?
Schildere uns die Aufgabe. Wir sagen dir, ob es dafür ein Add-on gibt oder geben sollte.