Verbunden
Google Workspace an Ocki anbinden
Gmail, Kalender, Drive und die Editoren sind ab dem ersten Tag dabei. Angebunden heißt dabei nicht pauschal verbunden, sondern einzeln steuerbar, Funktion für Funktion.
Systemlandschaft besprechenDie Antwort liegt in einer Mail und einem Drive-Ordner
Der Angebotsstand steht in einer Mail, die Kalkulation in einem Sheet, die letzte Fassung in einem Drive-Ordner und der Termin im Kalender eines Kollegen. Jedes dieser Werkzeuge hat eine eigene Suche. Keine davon weiß, was in den anderen steht. Wer die Antwort braucht, klickt sich durch vier Tabs oder fragt herum.
Was angebunden wird
Suchen und Lesen
- E-Mails und Threads durchsuchen
- Einzelne Nachricht oder Thread lesen
- Entwürfe auflisten
- Labels auflisten
Schreiben
- Entwurf erstellen
Organisieren
- Nachrichten und Threads mit Label versehen
- Label wieder entfernen
Gmail
Google Kalender
Google Drive
Google Docs
Google Sheets
Google Slides
Google KontakteDie Konnektor-Einstellungen mit den Rechten je Funktion.
Ein Beispiel aus einem echten Betrieb
erlaubt: Kalender lesen
gesperrt: Termine im Namen des Nutzers löschen
Zwei Einstellungen, eine Minute. Ocki kann danach sagen, wann jemand Zeit hat, und löscht trotzdem nichts, ohne dass ein Mensch es bestätigt.
So läuft die Anbindung ab
- 01
Systeme prüfen
Wir schauen, welche Google-Dienste bei euch aktiv sind und wie die Rechte heute vergeben sind.
Ihr: zeigt uns eure Systeme · Wir: prüfen und schätzen den Aufwand
- 02
Freigabe erteilen
Ein Administrator gibt die Anwendung in der Google-Admin-Konsole frei. Ein Vorgang, keine Installation.
Ihr: gebt frei · Wir: sagen genau, was angefragt wird
- 03
Rechte setzen
Ihr legt je Funktion fest, was gelesen und was geschrieben werden darf. Schreibende Rechte sind anfangs aus.
Ihr: entscheidet · Wir: richten ein
- 04
An echten Fällen testen
Zwei oder drei Fragen aus dem Alltag, an euren eigenen Unterlagen. Erst danach kommen die anderen Nutzer dazu.
Ihr: prüft die Antworten · Wir: passen an
- 05
In Betrieb nehmen
Neue Nutzer kommen ohne weiteren Aufwand dazu, die Rechte kommen aus Google Workspace mit.
Ihr: arbeitet damit · Wir: begleiten
Häufige Fragen
Sieht Ocki mehr als der einzelne Mitarbeiter?
Nein. Ocki übernimmt die Rechte aus Google Workspace. Wer einen Drive-Ordner heute nicht öffnen kann, bekommt daraus auch keine Antwort.
Müssen unsere Daten dafür kopiert werden?
Nein. Ocki fragt beim Zugriff nach und arbeitet mit dem, was dann zurückkommt. Es entsteht keine zweite Ablage eurer Dokumente.
Können wir einzelne Postfächer oder Ablagen ausnehmen?
Ja. Der Zugriff lässt sich einschränken, und schreibende Rechte sind zu Beginn ohnehin aus. Ihr öffnet Schritt für Schritt.
Wir nutzen teils Google, teils Microsoft. Geht das zusammen?
Ja. Ocki bindet beide an und beantwortet Fragen über die Systemgrenze hinweg. Ihr müsst euch nicht für eine Welt entscheiden.
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Schauen wir uns eure Systeme an
Wir gehen im Gespräch durch, welche Funktionen ihr freigeben wollt und welche nicht. Das dauert etwa 30 Minuten und kostet nichts.