Verbunden
Microsoft 365 an Ocki anbinden
Outlook, SharePoint, OneDrive und Teams sind ab dem ersten Tag dabei. Angebunden heißt dabei nicht pauschal verbunden, sondern einzeln steuerbar, Funktion für Funktion.
Systemlandschaft besprechenDie Antwort liegt im Postfach eines Kollegen
Der Angebotsstand steht in einer Mail, die Zeichnung liegt in SharePoint, die letzte Absprache in einem Teams-Kanal und die überarbeitete Fassung auf jemandes OneDrive. Jedes dieser Systeme hat eine Suche. Keine davon weiß, was in den anderen steht. Wer die Antwort braucht, fragt deshalb einen Kollegen, und der sucht dann für zwei.
Was angebunden wird
Suchen und Lesen
- Mails durchsuchen (Volltext)
- In bestimmten Ordnern suchen
- Einzelne Mail mit Anhängen lesen
- Ordner auflisten
- Entwürfe auflisten
- Anhänge auflisten und herunterladen
Schreiben
- Entwurf erstellen
- Entwurf bearbeiten
- Entwurfs-Antwort (an Absender oder an alle)
- Entwurfs-Weiterleitung
Senden
- Sofort antworten (an Absender oder an alle)
- Sofort weiterleiten
Organisieren
- Mail verschieben
- Mail kopieren
- Mail löschen
Geteilte Postfächer
- In geteilten Postfächern suchen
- Lesen
- Entwürfe erstellen
Microsoft Teams
OneDrive
Outlook E-Mail
SharePointDie Konnektor-Einstellungen mit den Rechten je Funktion.
Ein Beispiel aus einem echten Betrieb
erlaubt: Kalender lesen
gesperrt: Termin im Namen des Nutzers versenden
Zwei Einstellungen, eine Minute. Ocki kann danach sagen, wann jemand Zeit hat, und verschickt trotzdem nichts, ohne dass ein Mensch es bestätigt.
So läuft die Anbindung ab
- 01
Systeme prüfen
Wir schauen, welche Dienste bei euch aktiv sind und wie die Rechte heute vergeben sind.
Ihr: zeigt uns eure Systeme · Wir: prüfen und schätzen den Aufwand
- 02
Freigabe erteilen
Ein Administrator gibt die Anwendung im Microsoft-Adminbereich frei. Ein Vorgang, keine Installation.
Ihr: gebt frei · Wir: sagen genau, was angefragt wird
- 03
Rechte setzen
Ihr legt je Funktion fest, was gelesen und was geschrieben werden darf. Schreibende Rechte sind anfangs aus.
Ihr: entscheidet · Wir: richten ein
- 04
An echten Fällen testen
Zwei oder drei Fragen aus dem Alltag, an euren eigenen Unterlagen. Erst danach kommen die anderen Nutzer dazu.
Ihr: prüft die Antworten · Wir: passen an
- 05
In Betrieb nehmen
Neue Nutzer kommen ohne weiteren Aufwand dazu, die Rechte kommen aus Microsoft 365 mit.
Ihr: arbeitet damit · Wir: begleiten
Häufige Fragen
Sieht Ocki mehr als der einzelne Mitarbeiter?
Nein. Ocki übernimmt die Rechte aus Microsoft 365. Wer einen SharePoint-Ordner heute nicht öffnen kann, bekommt daraus auch keine Antwort.
Müssen unsere Daten dafür kopiert werden?
Nein. Ocki fragt beim Zugriff nach und arbeitet mit dem, was dann zurückkommt. Es entsteht keine zweite Ablage eurer Dokumente.
Können wir einzelne Postfächer oder Ordner ausnehmen?
Ja. Der Zugriff lässt sich auf bestimmte Postfächer, Websites und Bibliotheken begrenzen. Das ist häufig der erste Schritt, bevor ihr weiter öffnet.
Was ist, wenn wir noch einen Exchange-Server im Haus haben?
Dann gilt der Standardweg nicht und wir schauen uns eure Umgebung an. Das ist kein Ausschlusskriterium, sondern eine Frage des Aufwands.
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Schauen wir uns eure Systeme an
Wir gehen im Gespräch durch, welche Funktionen ihr freigeben wollt und welche nicht. Das dauert etwa 30 Minuten und kostet nichts.